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Druckernotfall

Digitale Dokumenten-Verwaltung und Dokumenten-Archivierung

Dokumente sicher digital ablegen und effizient weiterleiten. Die Dokumenten-Verwaltung der Zukunft.

Digitale Dokumentenverwaltung

Das Volumen an Dokumenten – sei es in gedruckter oder digitaler Form – nimmt ständig zu. Denn der Großteil der geschäftlichen Kommunikation erfolgt schriftlich. Die Zielsetzung für Unternehmen ist daher eindeutig: Die Flut an Papier- und digitalen Dokumenten muss flexibel und effizient verwaltet werden. Digitales Dokumentenmanagement erfüllt diese Bedürfnisse bedienbar und bezahlbar! Legen Sie alle Ihre Briefe, E-Mails, Rechnungen, Verträge, Pläne, usw. mit oder ohne Struktur wie gewohnt und gesetzeskonform als Dateien ab. Das Schriftstück nimmt den gleichen Weg wie bisher, aber elektronisch.

Die Vorteile einer solchen digitalen Dokumenten-Archivierung sind vielfältig:

  • Bedienbar und bezahlbar
  • Ablage der Dokumente und Dateien entsprechend der vorhandenen Aktenschrank-Struktur
  • Zugriff auf die Dokumente von überall
  • Keine Installation auf dem Arbeitsplatz – Arbeiten im Browser
  • Langfristige, zentrale und rechtssichere digitale Dokumenten-Archivierung
  • Schnelle Recherche der Dateien über Suchmaske oder Volltextsuche (Voraussetzung für Volltextsuche ist ein Dokumenten-Verarbeitungssystem, d.h. eine OCR-Anwendung)
  • Direkte Übernahme von Dokumenten beim Scannen in gewünschte Ziele
  • Übergabe von einzelnen PDF-Dateien oder ganzen PDF-Archiven
  • E-Mail-Benachrichtigung über neu gescannte Dokumente mit Link
  • Weitergabe sowie Wiedervorlage von Dokumenten
  • Workflow zur fristgerechten und notwendigen Bearbeitung von Dokumenten

Verwalten Sie alle Ihre Dokumente wie gewohnt, aber bequem elektronisch.

Vom Posteingang über die Bearbeitung bis zur Aktenablage strukturiert unser digitales Dokumenten-Verwaltungssystem Ihren Workflow genau so, wie Sie es individuell wünschen. Denn es erlaubt frei definierbare Arbeitsabläufe und erleichtert die innerbetriebliche Vorgangsbearbeitung. Jeder Bearbeiter kann die Dokumente mit Suchbegriffen oder weiteren Strukturierungsmerkmalen versehen, die für die spätere Suche verfügbar sind. Darüber hinaus entscheidet der Bearbeiter für jedes Dokument individuell, ob er das Dokument innerhalb der elektronischen Ordnerstruktur final ablegt und damit anderen Kollegen zur Einsicht freigibt. Oder, ob er das Dokument zur weiteren Bearbeitung weiterleitet.
Das besonders Komfortable daran: Die Verzeichnisstruktur entspricht einem klassischen Aktenschrank, so dass Sie wie gewohnt „ablegen“ können. Mit dem Vorteil, dass Sie die Dokumenten-Ablage digital viel schneller bewältigen, da die Dokumente direkt vom Scanner aus „Scan-to-Folder“ übernommen werden. Übrigens können Sie auch bestehende PDFs und PDF-Archive einfach übernehmen.
Unser digitales Dokumenten-Archivierungssystem schafft zudem effiziente Routineprozesse: Es wird grundsätzlich festgelegt, welcher Mitarbeiter primär benachrichtigt wird, wenn ein neues Dokument in den Bearbeitungsumlauf gelangt. Dieser erhält ganz bequem eine E-Mail mit einem integrierten Link zum neuen Dokument. Die Mitarbeiter in den Fachabteilungen können dann selbst entscheiden, wer die weitere Bearbeitung und letztlich die finale Archivablage eines Dokuments durchführt.

Dank ausgefeilter Suchfunktionen finden Sie alles schnell wieder.

Unser digitales Dokumenten-Verwaltungssystem überzeugt mit hervorragenden Suchfunktionen, die wertvolle Arbeitszeit sparen. Die Basis hierfür ist eine leistungsfähige Datenbank, die auch bei großen Datenbeständen blitzschnell Dokumente wiederfindet. Jeder Anwender definiert eigenständig Kriterien für die Klassifizierung bzw. Verschlagwortung von Dokumenten. Diese Suchfelder bilden die Grundlage für die Suchmaske des Anwenders. So können zum Beispiel in der Ablagemaske für eine Rechnung als Klassifizierungskriterien die Rechnungsnummer oder Projektnummer vergeben werden. Später kann exakt mit diesen Informationen die Rechnung wiedergefunden werden.
Besonders bequem ist die Funktion der Volltextsuche, die ein Dokumenten-Verarbeitungssystem (OCR-Anwendung) voraussetzt. Beim Import von Dokumenten in die Datenbank benötigen Sie nur einen Mausklick, um die Volltextsuche zu aktivieren. Damit werden alle zu verwaltenden Dokumente automatisch für die Volltextsuche innerhalb Ihres elektronischen Archivs freigegeben und mittels des OCR-Anwendung vollständig verschlagwortet – auch bereits bestehende Archive.
Mit einem Dokumentenverwaltungs-Systeme von Chipset arbeiten Sie schneller, einfacher und vor allem kostengünstiger. Damit gehen Sie einen großen Schritt vorwärts auf dem Weg zum papierlosen Büro.

Kurz gesagt bieten wir Ihnen

  • Analyse des Dokumenten-Workflows und Bedarfs für eine digitale Dokumentenverwaltung
  • Planung des geeigneten Dokumenten-Verwaltungssystems
  • Konfiguration der digitalen Dokumentenverwaltung auf Ihre speziellen Bedürfnisse
  • Installation und Netzwerkintegration des Dokumentenverwaltungs-Systems
  • Schulung der Mitarbeiter nach Anwendungsbedarf in die Anwendung zur Dokumentenverwaltung
  • Service mit Wartung, Hotline und Vor-Ort-Support
  • Flexible Anpassung des Dokumentenverwaltungssystemes an veränderte Anforderungen

Sie wünschen weitere Informationen oder ein Beratungsgespräch zum Thema digitale Dokumentenverwaltung? Rufen Sie uns an unter 030 5210 70 700 oder senden Sie uns eine E-Mail. Wir beraten Sie fair und kompetent.

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