Dokumentenmanagementsystem

Ein Schritt zum papierlosen Büro: digitales Dokumentenmanagementsystem für optimale Dokumentenverwaltung.

Die Zielsetzung der Dokumentenarchivierung innerhalb eines Unternehmens ist immer gleich: Der Berg an eingehenden sowie der produzierten Papierdokumente soll effizient und flexibel verwaltet werden. Unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Abteilungen sollen diese Dokumente schnell und einfach wiederzufinden sein. Somit soll jedem Anwender im Unternehmen ein maximaler Umfang der betrieblichen Dokumentation zugängig gemacht werden.

Sie suchen eine komfortable und revisionssichere Lösung für Ihre Dokumentenverwaltung? Sie wollen elektronisch abgelegte Dokumente und E-Mails in Sekundenschnelle wiederfinden? Und das Ganze soll sich einfach und kostengünstig in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen? Chipset hat die richtige Lösung für Ihr Dokumentenmanagementsystem - und zwar bedienbar und bezahlbar.

Die Vorteile eines solchen Dokumenten-Managementsystems sind vielfältig:

• Zuordnung der eingescannten Dokumente zu vorher definierten Verzeichnissen für eine Dokumenten-Verwaltung
• Revisionssichere Ablage aller zu archivierenden Dokumente
• Webbasierte Anwendung für das gesamte Dokumenten-Management
• Plattformunabhängige Client-Anwendung
• Leichte Navigation und einfach zu bedienender Funktionsumfang des Dokumenten-Archivierungssystems
• Strukturierte Darstellung der Dokumentenverwaltung
• Benötigt am Arbeitsplatz lediglich den Web-Browser
• Überwachung des Netzwerks und der angeschlossenen Arbeitsplätze
• Direkte Übernahme der zu verwaltenden Dokumente aus „Scan-to-Folder“ vom Scanner
• Zu archivierende Dokumente werden automatisch mit einem vordefinierten Belegnamen versehen
• Benachrichtigung der Mitarbeiter über neue Dokumente im Eingang
• Recherche über Suchmaske oder klassische Aktenstruktur (Ordnerstruktur)
• Einstufung der zu verwaltenden Dokumente mit Suchbegriffen (fest definierte Suchfelder oder Volltext)
• Auslösen von wiederkehrenden Arbeitsprozessen im Dokumentenmanagement
• Unterstützung bei termingerechter Vorgangsbearbeitung via E-Mail-Account bei der elektronischen Dokumentenverwaltung
• Weitergabe von Dokumenten sowie Wiedervorlage zur fristgerechten und automatisch notwendigen Bearbeitung

Sie bekommen bei uns Lösungen für die revisionssichere Dokumentenarchivierung, die revisionssichere E-Mail-Archivierung sowie für die effiziente Dokumentenverarbeitung. Mit diesen Lösungen sparen Sie Zeit, Papier sowie Geld und genießen einfache Bedienbarkeit. Da macht das Arbeiten mehr Freude. Papierberge und langwieriges Suchen können Sie in Zukunft vergessen. Frei definierbare Arbeitsabläufe erleichtern Ihnen die Dokumenten-Archivierung und die innerbetriebliche Vorgangsbearbeitung. Denn in der Praxis kann jeder Bearbeiter die zu verwaltenden Dokumente mit Suchbegriffen bzw. sonstigen Qualifizierungsmerkmalen versehen, die zur späteren Text- und Dokumentensuche herangezogen werden können. Darüber hinaus entscheidet er für jedes Dokument individuell, ob er das Dokument innerhalb der elektronischen Ordnerstruktur final ablegt und damit den Kollegen zur Einsicht freigibt. Oder ob er das Dokument einer anderen Abteilung oder einem Kollegen zur weiteren Bearbeitung innerhalb des Archivs überstellt.

Schnelles Finden statt langem Suchen ist einer der wichtigsten Aspekte in der elektronischen Archivierung. Mit unseren Lösungen zur digitalen Dokumentenverwaltung stehen hervorragende Suchfunktionen zur Verfügung, die wertvolle Arbeitszeit sparen. Das Kernstück dieser Lösung basiert auf der leistungsfähigen Datenbank, die auch bei großen Datenbeständen das blitzschnelle Wiederfinden der Dokumente und E-Mails ermöglicht. Innerhalb eines Dokumenten-Archivs kann der Anwender eigenständige Kriterien für die Klassifizierung bzw. Verschlagwortung von Dokumenten definieren. Die so definierten Suchfelder bilden die Grundlage für die Suchmaske des Anwenders. Der Nutzer kann in der Ablagemaske z.B. für eine Rechnung die Rechnungsnummer oder Projektnummer vergeben und später exakt mit diesen Informationen die Rechnung wiederfinden. Eine hilfreiche Funktionalität ist die Möglichkeit zur Volltextsuche innerhalb eines Dokuments. Die Basis einer Volltextsuche ist übrigens die Volltextindizierung. Dabei werden alle Ihre eingescannten Dokumente komplett in durchsuchbare Texte umgewandelt. So erhalten Sie eine Indexdatei, die jedes Wort des Dokumentes enthält. Das ermöglicht Ihnen, Dokumente mit wenig Aufwand anhand von Suchbegriffen schnell zu finden. Zusätzlich wird das eingescannte Dokument als unveränderbares und somit revisionssicheres Bild abgespeichert. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.

So sind wir Ihr richtiger Partner für den gesamten Dokumentenfluss und ideale Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen – mit kompetenter Beratung und Betreuung für alle Phasen dokumentenbezogener Geschäftsprozesse. Selbstverständlich wird die Lösung vollkommen individuell auf Ihre Anforderungen und Rahmenbedingungen angepasst und in Ihre bestendende Infrastruktur integriert. Dabei sind unsere Lösungen immer von höchster Qualität und bezahlbar.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem von Chipset arbeiten Sie schneller, einfacher und vor allem kostengünstiger. Damit gehen Sie einen großen Schritt vorwärts auf dem Weg zum papierlosen Büro.

Kurz gesagt bieten wir Ihnen

• Analyse des Dokumenten-Workflows und Bedarfs für ein digitales Dokumentenmanagementsystem
• Planung des geeigneten Dokumenten-Managements und E-Mail-Managements
• Konfiguration der digitalen Dokumentenverwaltung auf Ihre speziellen Bedürfnisse
• Installation und Netzwerkintegration des Dokumenten-Managementsystems
• Schulung der Mitarbeiter nach Anwendungsbedarf in das Dokumentenmanagementsystem
• Service mit Wartung, Hotline und Vor-Ort-Support
• Flexible Anpassung des Dokumentenmanagementsystems an veränderte Anforderungen

Sie wünschen weitere Informationen oder ein Beratungsgespräch zum Thema digitale Dokumentenverwaltung und Dokumentenmanagemensystem?
Rufen Sie uns an unter kostenfrei 0800 100 90 11 oder senden Sie uns eine Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! Sie müssen JavaScript aktivieren, damit Sie sie sehen können. .