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Warum E-Mail-Management für Sie Sinn macht.
Wie oft suchen Sie E-Mails in Eingangs- und Ausgangsboxen oder eigenen Ordnern? Wie lange dauert es, bis Sie fündig geworden sind? Wir haben es mal für unser eigenes Unternehmen hochgerechnet: circa 18 Stunden pro Monat. |
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E-Mail-Management
Ordnung muss sein.
Als vor 15 Jahren die ersten E-Mails geschrieben wurden, tat man dies als unnütze Spinnerei einiger Spezialisten ab. Was würden Sie heute ohne E-Mail machen? Wesentlich mehr Zeit und Kosten für die Kommunikation brauchen. E-Mail ist zur universellen und unerlässlichen Kommunikationsplattform geworden. Ein Medium, das explosionsartig wächst und einen phänomenalen Erfolg feiert. Doch bei aller Freude über die Vorteile der E-Mail-Kommunikation, dürfen ein paar wichtige Anforderungen nicht übersehen werden.
E-Mails sind als wichtige Informationsträger anerkannt und dem klassisch gedruckten Geschäftsbrief gleichgestellt. Wegen Ihrer Schnelligkeit und geringen Kosten laufen sie dem „normalen“ Geschäftsbrief zunehmend den Rang ab. Die resultierende Flut an E-Mails führt dazu, dass E-Mail-Server technisch immer schwieriger oder gar nicht mehr verwaltbar sind. Geht mal eine E-Mail verloren, ist der Aufwand für das Wiederherstellen oft sehr hoch. Meist ist die Speicherung alter E-Mails nicht gelöst. Und wird mal eine E-Mail von vor x Jahren gesucht, ist das nicht nur zeitintensiv, sondern auch sehr nervig. Wer spielt schon gerne Sherlock Holmes, wenn er wichtige Dinge zu erledigen hat. Last but not least: die gesetzlichen Anforderungen sind enorm gestiegen (siehe auch Kasten „Hintergrund“).
Mit einem professionellen E-Mail-Management lassen sich E-Mails sinnvoll ablegen, einfach verwalten und ganz schnell wiederfinden – einfach kinderleicht. Das spart Zeit und Geld. Wir sorgen dafür, dass Sie Ihre E-Mails sinnvoll und juristisch einwandfrei verwalten können. Denn wir haben Lösungen zum E-Mail-Management, die genau auf Ihre Bedürfnisse, Ihre Betriebsgröße und Ihre IT-Struktur angepasst sind. Dazu arbeiten wir mit zwei der führenden Anbieter zusammen: Mailstore und com2.
Was wir für Sie tun:
- Analyse Ihres E-Mail-Aufkommens und –Strukturen
- Planung des passenden E-Mail-Managements
- Beschaffung und Installation des E-Mail-Managements - inklusive Hardware, wenn sinnvoll
- Einweisung der Mitarbeiter nach Anwendungsbedarf
- Wartung, Hotline und Vor-Ort-Support – auf Wunsch auch rund um die Uhr
- Flexible Anpassung der Lösung an veränderte Anforderungen
Gerne führen wir Ihnen unsere Lösungen zum E-Mail-Verwaltung unverbindlich. Sie werden sehen: es lohnt sich. |
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Hintergrund
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Beachten Sie schon die Vorgaben des Gesetzgebers bei Ihrer E-Mail-Archivierung? E-Mails sind dem herkömmlichen Geschäftsbrief gleichgestellt: Sie müssen revisionssicher, also grundsätzlich vertraulich, unveränderbar und jederzeit verfügbar sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Sind die
E-Mails steuerrelevant, müssen Sie diese sogar 10 Jahre aufbewahren. |
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Testbericht
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Mailstore
Im Test hat das Importieren aus Imap und Outlook einwandfrei funktioniert. Auch die Datensicherung auf DVD, das Zurückspielen der gesicherten Daten sowie der Export des gesamten Bestandes in Klartext liefen ohne Probleme. Das Volumen, mit dem getestet wurde, umfasste immerhin rund 35000 E-Mails. Auszug aus: Internet Professionell Ausgabe 4/2007, Autor: Max Bold, Martin Goldmann |
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030.5210 70 700
